Die Vergabeunterlagen enthalten alle wichtigen Dokumente und Informationen, die Anbieter brauchen, um ein Angebot zu erstellen.

Wichtige Teile der Vergabeunterlagen sind:

• Die Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
• Die Bewerbungsbedingungen (Regeln für die Vergabe)
• Die Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen)

Zusätzliche Angaben können sein:

• Weitere Vertragsbedingungen, falls vorhanden
• Vertragsentwürfe
• Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Eine Bewertungstabelle mit Erklärungen, wie bewertet wird
• Bei Dienst- und Lieferleistungen eine Liste der vorzulegenden Nachweise

Die Leistungsbeschreibung ist einer der wichtigsten Teile der Vergabeunterlagen und sollte deshalb klar und verständlich formuliert sein. Das fördert den Wettbewerb. Nur wenn alle Unternehmen die Anforderungen gleich verstehen, können vergleichbare Angebote erstellt werden.

Bei freihändiger Vergabe oder Direktauftrag müssen die Auftraggeber die Vergabeunterlagen gleichzeitig an alle Bieter senden. In allen anderen Fällen (beschränkte und öffentliche Ausschreibung national und EU-weit) werden die Unterlagen über das ServiceCenter Haushalt veröffentlicht.

Die Leistungsbeschreibung ist das wichtigste Element im Vergabeverfahren. Sie beschreibt genau, welche Leistungen erbracht werden müssen und ist die Grundlage für die Angebote der Bieter.

Die Leistungsbeschreibung sorgt dafür, dass:

• Die Leistungen klar und vollständig beschrieben sind.
• Das Vergabeverfahren transparent und fair ist.
• Wettbewerbsfähige und wirtschaftliche Ergebnisse erzielt werden.

Sie ist das zentrale Teil der Vergabeunterlagen.

Die Leistungsbeschreibung muss folgende Punkte beinhalten:

• Eine genaue und vollständige Beschreibung der Leistungen, die erbracht werden sollen.
• Spezifikationen und Anforderungen, die erfüllt werden müssen.
• Alle relevanten Bedingungen und Vorgaben, die für die Leistungserbringung wichtig sind.

Das Vergaberecht legt fest, wie Beschaffungen durchgeführt werden sollen, nicht aber, was genau beschafft werden soll. Daher hat der Auftraggeber das Recht, selbst zu bestimmen, welche Leistungen er benötigt. Dieses Recht nennt man Leistungsbestimmungsrecht. Der Auftraggeber kann also frei entscheiden, was er beschaffen möchte, basierend auf seinen eigenen Bedürfnissen. Dies ist ein Ausdruck der allgemeinen Vertragsfreiheit, die auch für öffentliche Auftraggeber gilt.

Das Vergaberecht ist hauptsächlich ein Verfahrensrecht. Es regelt, wie Verträge für Dienstleistungen, Lieferungen und Bauleistungen ab bestimmten Auftragswerten abgeschlossen werden müssen. Obwohl der Auftraggeber frei ist, den Gegenstand der Beschaffung und dessen Details in der Leistungsbeschreibung festzulegen, ist diese Freiheit nicht unbegrenzt.

Die in § 97 GWB festgelegten Vergabegrundsätze und deren genaue rechtliche Ausführungen setzen dem Auftraggeber deutliche Grenzen. Diese Grundsätze sorgen dafür, dass das Vergabeverfahren fair, transparent und wettbewerbsfördernd ist.

Produktneutralität bedeutet, dass der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft und insbesondere nicht auf bestimmte Produkte eines speziellen Herstellers hinweisen oder deren Beschaffung verbindlich vorschreiben darf. Dies stellt sicher, dass möglichst viele Bieter am Wettbewerb teilnehmen können und verhindert eine künstliche Einschränkung des Wettbewerbs auf bestimmte Bieter und Produkte.

Gemäß § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft, die Erzeugnisse eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf bestimmte Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte bevorzugt oder andere ausgeschlossen würden. Es dürfen keine Leitfabrikate verwendet werden, es sei denn, dies ist ausnahmsweise gerechtfertigt, wenn der Auftragsgegenstand sonst nicht hinreichend genau und allgemeinverständlich beschrieben werden kann. Diese Ausnahmen sind jedoch an strenge Bedingungen geknüpft und müssen klar nachvollziehbar und objektiv begründet sein.

Ausnahmen für die gezielte Beschaffung eines bestimmten Produkts, auch „produktspezifische Beschaffung“ genannt, sind unter folgenden Bedingungen möglich:

1. Nachvollziehbare objektive Gründe: Der Auftraggeber muss nachvollziehbare und auftragsbezogene Gründe angeben, die die Auswahl eines bestimmten Produkts rechtfertigen.
2. Willkürfreiheit: Die Bestimmung muss willkürfrei getroffen sein.
3. Vorhandensein der Gründe: Diese Gründe müssen tatsächlich vorhanden und gegebenenfalls nachweisbar sein.
4. Nichtdiskriminierung: Die Bestimmung darf andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminieren.

Diese Ausnahmen sind beispielsweise bei technischen Geräten anerkannt, wenn die Verwendung unterschiedlicher Produkte in sensiblen Bereichen zu Problemen führen könnte (etwa Fehler des Betriebssystems, Sicherheitslücken oder Schnittstellenprobleme). Besonders im Bereich der IT ist es gerechtfertigt, im Interesse der Systemsicherheit und -funktion das Risiko für Fehlfunktionen oder Kompatibilitätsprobleme zu minimieren oder wenn die Integration von Produkten anderer Hersteller unverhältnismäßig aufwendig wäre.

Selbst bei zulässigen Leitfabrikaten muss immer der Zusatz „oder gleichwertig“ verwendet werden, um sicherzustellen, dass auch gleichwertige Alternativen in Betracht gezogen werden können. Dieser Zusatz rechtfertigt jedoch nicht die Verwendung von Leitfabrikaten an sich.

Der Grundsatz der Transparenz gilt für Vergabeverfahren. Um sicherzustellen, dass dieser eingehalten wird, muss der Auftraggeber das gesamte Vergabeverfahren transparent gestalten und vollständig dokumentieren. Diese Dokumentation soll es Bieterinnen und Bietern, Überprüfungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Rechnungsprüfern und Fördermittelgebern ermöglichen, alle Schritte und Entscheidungen des Vergabeverfahrens nachzuvollziehen.

Die Dokumentation eines Vergabeverfahrens erfasst alle wesentlichen Informationen und Entscheidungen während des Verlaufs des Verfahrens. Sie beginnt bereits bei der Entscheidung, einen öffentlichen Auftrag auszuschreiben.

Wann beginnt die Dokumentation? Die Dokumentation beginnt schon vor dem eigentlichen Start des Verfahrens. Das bedeutet, dass bereits die ersten Überlegungen zur Beschaffung dokumentiert werden müssen, nicht erst ab der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Bei Entscheidungen, die den Wettbewerb einschränken, müssen beispielsweise die Gründe und Überlegungen für diese Entscheidung festgehalten werden. Solche Entscheidungen könnten bestimmte Anforderungen in der Leistungsbeschreibung sein, die einige Bieter direkt ausschließen, weil sie die geforderte Leistung oder das geforderte Produkt nicht erfüllen können.

Was gehört zur Dokumentation? Die Dokumentation umfasst jeden Schritt und alle formalen Verfahrensschritte sowie die Gründe für getroffene Maßnahmen und Entscheidungen während des Verlaufs des Vergabeverfahrens. Sie muss in schriftlicher Form erfolgen und kontinuierlich und zeitnah aktualisiert werden.

Ein Vergabevermerk ist ein Dokument, das wichtige Informationen und Entscheidungen während eines Vergabeverfahrens festhält. Im Gegensatz zur fortlaufenden und detaillierten Dokumentation, die von Anfang an erstellt wird, erfasst der Vergabevermerk nur bestimmte Aussagen. Die Mindestanforderungen für einen Vergabevermerk sind in § 8 Abs. 2 Satz 1 der Vergabeverordnung (VgV) festgelegt. Der Vergabevermerk kann auch erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens und der Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung erstellt werden.

Ein Vergabevermerk umfasst mindestens die folgenden Punkte:

1. Name und Adresse des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems.
2. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl.
3. Nicht berücksichtigte Angebote und Teilnahmeanträge sowie Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Nichtberücksichtigung.
4. Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die als ungewöhnlich niedrig eingestuft wurden.
5. Namen des erfolgreichen Bieters und Gründe für die Auswahl seines Angebots, sowie gegebenenfalls Informationen über den Anteil des Auftrags oder der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weitergeben will, und gegebenenfalls die Namen der Unterauftragnehmer des Hauptauftragnehmers, sofern bekannt.
6. Bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die Umstände, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen.
7. Bei Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb die Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen.
8. Gründe, warum der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat.
9. Informationen darüber, warum andere als elektronische Mittel für die Einreichung der Angebote verwendet wurden, falls zutreffend.
10. Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen, falls zutreffend.
11. Gründe, warum mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden, falls zutreffend.
12. Gründe für die Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien, falls zutreffend.

Um einen öffentlichen Auftrag zu erhalten, muss ein Bieter bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Im Sinne des Vergaberechts gilt ein Bieter als geeignet, wenn er Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Verlässlichkeit nachweisen kann. Diese Nachweise werden als Eignungsnachweise bezeichnet und dienen dazu, die Eignung eines Unternehmens für einen öffentlichen Auftrag zu belegen.

Die Eignungsprüfung eines Unternehmens erfolgt in der Regel nach der Prüfung des Angebots. Dabei wird überprüft, ob der Bieter Fachkunde besitzt, leistungsfähig ist und zuverlässig ist. Dies dient dem Interesse der öffentlichen Auftraggeber und der Steuerzahler, dass die beauftragten Unternehmen Aufträge zuverlässig und in hoher Qualität erfüllen. Eignungsnachweise sollen auch sicherstellen, dass kriminelle Unternehmen nicht von öffentlichen Aufträgen profitieren können, da Sozialbetrug und andere Delikte als Ausschlussgründe gelten.

Die Eignungskriterien für eine öffentliche Ausschreibung können sich auf folgende Bereiche beziehen:

1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Dies kann beispielsweise durch die Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister nachgewiesen werden.
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Dies kann durch Angaben zum Umsatz, zu Jahresabschlüssen oder eine Bankerklärung belegt werden.
3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Hier können Referenzen, Beschreibungen der technischen Ausrüstung und Angaben zur beruflichen Qualifikation als Nachweise dienen.

Es gibt zwingende und fakultative Ausschlussgründe, die zum Ausschluss eines Bieters im Vergabeverfahren führen können. Zwingende Ausschlussgründe führen immer zum Ausschluss, zum Beispiel wenn ein Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen ist. Fakultative Ausschlussgründe können zum Ausschluss führen, wenn ein Ausschluss verhältnismäßig ist, zum Beispiel bei Zahlungsunfähigkeit oder bei Verstößen gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen.

Die Reisekostenvergütung wird nur auf schriftlichen Antrag (Formular Reisekostenabrechnung) innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise gewährt. Nach Ablauf dieser Frist kann Reisekostenvergütung nicht mehr gewährt werden

Wurde ein Reisekostenvorschuss ausgezahlt, muss die Reisekostenabrechnung innerhalb von zwei Wochen nach Beendigung der Reise vorgelegt werden.

Der Beginn einer Reise ist grundsätzlich ab 06:00 Uhr zumutbar, die Ankunft am Geschäftsort sowie die Rückkehr an den Wohnort bis 24:00 Uhr (keine Unterscheidung nach Sommer- und Wintermonaten).

Ein im Einzelfall früherer Dienstreisebeginn bzw. ein späteres Dienstreiseende aus dienstlichen Gründen (z.B. zweckmäßige Verkehrsmittel, dienstlich bereitgestellte Mitfahr- bzw. Mitfluggelegenheiten) bleiben unberührt.

Nähere Informationen zur Höhe der Wegstreckenentschädigung, dem Übernachtungsgeld, Tagegeld sowie Parkgebühren finden Sie hier

Besteht zwischen der Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung, wird Tagegeld nicht gewährt. Eine Entfernung ist als gering anzusehen, wenn sie nicht mehr als zwei Kilometer beträgt.

Wenn alle Mahlzeiten des Tages (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurden, wird auch kein Tagegeld gezahlt.

Nähere Informationen zur Höhe der Wegstreckenentschädigung, dem Übernachtungsgeld, Tagegeld sowie Parkgebühren finden Sie hier

Es besteht kein Anspruch auf Übernachtungsgeld 
• für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln
• bei Dienstreisen am oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthalts an diesem Ort
• bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft des Amtes wegen, auch wenn diese Unterkunft ohne triftigen Grund nicht genutzt wird
• in den Fällen, in denen das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten ist, es sei denn, dass eine Übernachtung aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abfahrt vom Geschäftsort zusätzlich erforderlich wird
• bei Erledigung nächtlicher Dienstgeschäfte, wenn Art und Zweck des Dienstgeschäfts die Inanspruchnahme einer Unterkunft ausschließen (zum Beispiel Nachtfahrten, Nachtkontrollen, Schichtdienst), also eine Übernachtung nicht vorliegt.

Bei mobilem Arbeiten sind die Fahrten zwischen der Dienststätte und dem Ort des mobilen Arbeitens private Fahrten von und zur Arbeit und reisekostenrechtlich nicht erstattungsfähig. Werden Fahrten im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten mit Dienstreisen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie die zusätzliche Reisezeit gewährt

Nach Zugang der Genehmigung sind die mit der Reise verbundenen Aufwendungen unmittelbar/unverzüglich verbindlich zubuchen.

Die Abrechnung der Reise mit Studierenden ist spätestens 6 Monate nach Beendigung einer Studienreise von der Reiseleitung und mit den originalen Belegen einzureichen.

Wurde ein Vorschuss für die Reise mit Studierenden ausgezahlt, muss die Abrechnung der Studienreise innerhalb von 4 Wochen nach Beendigung der Reise vorgelegt werden.

Ergeben sich nach Genehmigung aber noch vor Reisebeginn Abweichungen zum Antrag sind diese mit der genehmigenden Stelle abzuklären.

Inhaltliche und betragliche Abweichungen der Abrechnung von Reisen mit Studierenden gegenüber dem Antrag sind in der Abrechnung zu erklären/erläutern.